“九段秘書”案例的啟示
時間：2013-05-16 14:59 來源：博源集團(tuán)編者按：
“九段秘書”是一個非常流行的經(jīng)典案例，被各種管理講座做了多種闡釋和闡發(fā)，因為不同的人有不同的視角，總能受到各種啟發(fā)。有人說，這里面包含了工作的不同境界，激勵我們向九段的最高境界去努力；有人說，從這里看到的是執(zhí)行力，它告訴我們怎樣才能將目標(biāo)變成你希望得到的現(xiàn)實；也有人說，這其中包含了工作的態(tài)度，態(tài)度決定過程，最終決定結(jié)果；還有人說，這個故事告訴我們，工作的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，靠制度、靠機制管事管人，才能取得最佳的管理效益和效果。在一些管理學(xué)培訓(xùn)中，它被演繹為各類管理人員演進(jìn)、成長的路徑，告訴我們?nèi)绾喂ぷ鳎绾巫鋈耍绾巫鍪隆Ａ硪环矫妫催@個案例，意義不在于對號入座，給自己“標(biāo)價”、“標(biāo)段”，而在于提醒我們，價值創(chuàng)造的重要性。如果用價值創(chuàng)造來衡量，“段位”越高，工作質(zhì)量越高，工作成果越大，這就意味著你為企業(yè)創(chuàng)造了更多的價值，為社會創(chuàng)造了更多的價值，我們的人生也將因此更有“價值”，會更豐富、更厚重。
這，也是這個案例的“價值”所在。
讓我們一起走進(jìn)這個經(jīng)典案例。
總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點開一個會議。下面是一至九段秘書的不同做法。
一段秘書的做法：發(fā)通知——用電子郵件或在黑板上發(fā)個會議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會議用品，并參加會議。
二段秘書的做法：抓落實——發(fā)通知后，再打一通電話與參會的人確認(rèn)，確保每個人被及時通知到。
三段秘書的做法：重檢查——發(fā)通知，落實到人后，第二天在會前30分鐘提醒與會者參會，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會前知悉缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。
四段秘書的做法：勤準(zhǔn)備——發(fā)通知，落實到人，會前通知后，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會議室門上貼上小條：此會議室明天幾點到幾點有會議。
五段秘書的做法：細(xì)準(zhǔn)備——發(fā)通知，落實到人，會前通知，也測試了設(shè)備，還先了解這個會議的性質(zhì)是會？總裁的議題是什么？然后給與會者發(fā)去過去與這個議題相關(guān)的資料，供他們參考（領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的，否則就不會經(jīng)常對過去一些決定了的事，或者記不清的事爭吵）。
六段秘書的做法：做記錄——發(fā)通知，落實到人，會前通知，測試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會議資料，還在會議過程中詳細(xì)做好會議記錄（在得到允許的情況下，做一個錄音備份）。
七段秘書的做法：發(fā)記錄——會后整理好會議記錄（錄音）給總經(jīng)理，然后請求總經(jīng)理是否發(fā)給參加會議的人員，或者其他人員。
八段秘書的做法：定責(zé)任——將會議上確定的各項任務(wù)，一對一地落實到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫洠唤o總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份，并定期跟蹤各項任務(wù)的完成情況，并及時匯報總經(jīng)理。
九段秘書的做法：做流程——把上述過程幫成標(biāo)準(zhǔn)化的“會議”流程，讓任何一個秘書都可以根據(jù)這個流程，把會議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會議服務(wù)體系！
同樣是做秘書，同樣是準(zhǔn)備開會這樣一個看似簡單的任務(wù)，但不同的細(xì)致程度和考慮問題的全面性卻決定了人所具有的截然不同的價值，如果將這一價值體現(xiàn)在數(shù)字上，就是你值多少錢。
* 一段秘書的做法：發(fā)通知 60元
* 二段秘書的做法：抓落實 800元
* 三段秘書的做法：重檢查 1000元
* 四段秘書的做法：勤準(zhǔn)備 1500元
*五段秘書的做法：提前量 2000元
* 六段秘書的做法：做記錄 3000元
* 七段秘書的做法：發(fā)紀(jì)錄 5000元
* 八段秘書的做法：定責(zé)任 10000元
* 九段秘書的做法：做流程 30000元
心態(tài)決定狀態(tài)，習(xí)慣決定結(jié)果。思維模式?jīng)Q定你能做到什么位置，決定你的工作成果和重要性。無論在哪個崗位，工作都可以做到有成果，關(guān)鍵是你想沒想，做沒做。世界上最成功服務(wù)企業(yè)的優(yōu)秀員工或管理者身上都能找到高段位秘書的影子！
從以上案例中的九個不同段位的秘書的工作方法我們不難看出，由于對結(jié)果的追求程度不同，對于工作理解的不同，對待工作態(tài)度的不同，造成了工作執(zhí)行力的不同，也就是整個工作取得的成果產(chǎn)生了巨大差別。
“九段秘書”的事例不僅僅是針對秘書這個職務(wù)，任何崗位和工作都是可以做到極致的。只要你有做到最好的目標(biāo)和愿望，并為之努力。這不僅應(yīng)該是工作的信條，也是做人做事都應(yīng)該遵循的準(zhǔn)則。人的價值不是天生的，而是由其自己后天決定的，把時間和精力關(guān)注于工作中，人生自然會得到提升，得到升華。
